Phòng marketing thuê ngoài là một dịch vụ cho phép các công ty sẽ thuê một đơn vị bên ngoài thực hiện các hoạt động Marketing thay thế cho “Phòng Marketing“ với một đội ngũ chuyên gia tiếp thị toàn diện để hoàn thành hầu hết mọi nhiệm vụ tiếp thị đã có đủ vị trí nhân sự marketing như: (Thiết kế web/landingpage, Seo từ khóa web, viết nội dung, thiết kế, Quảng cáo google, Quảng cáo Facebook, chụp ảnh sản phẩm hoặc dịch vụ) thực hiện marketing phát triển thúc đẩy doanh số, nhận diện thương hiệu kênh online, phát triển thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa rộng tới nhiều khách hàng.
Thay vì thuê một bộ phận tiếp thị nội bộ, tốn kém thời gian, tiền bạc và nguồn lực, Phòng marketing ngoài cung cấp toàn bộ gói với một phần chi phí thấp. Đội ngũ chuyên gia lành nghề của đơn vị được thuê sẽ làm việc từ xa để cung cấp đầy đủ các dịch vụ tiếp thị. Vì đó họ sẽ làm việc ảo nên bạn không phải trả tiền cho không gian văn phòng, quyền lợi của nhân viên,… .
Điều thú vị là, sự gia tăng của tiếp thị nội dung cũng đã thúc đẩy sự phát triển của dịch vụ phòng marketing thuê ngoài. Ngày nay, các kỹ năng cần thiết để tiếp thị một công ty là rất lớn và đa dạng. Và bởi vì nhiều người trong số họ được thúc đẩy bởi công nghệ, họ đòi hỏi rất nhiều kiến thức chuyên môn để bắt kịp với tốc độ thay đổi. Nhiều công ty không muốn đau đầu trong việc theo dõi tất cả những thay đổi này. Vì vậy, họ chuyển sang các công ty tiếp thị bên ngoài để lấp đầy khoảng trống, hoặc thậm chí thay thế. Trên thực tế, chúng ta đang thấy bằng chứng cho thấy ngày nay các công ty đang chi tiêu cho thuê ngoài nhiều gấp 3 lần so với nhiều năm trước.
Ai Sử dụng phòng marketing thuê ngoài và Tại sao?
Phòng marketing thuê ngoài phổ biến trong các công ty dịch vụ chuyên nghiệp thuộc mọi quy mô và trong tất cả các ngành. Ngay cả các chuyên gia cá nhân và thực hành trong các công ty lớn hơn cũng thường tìm kiếm chuyên gia tiếp thị bên ngoài.
Có nhiều lý do khiến các công ty thuê ngoài một số hoặc tất cả hoạt động tiếp thị của họ. Dưới đây là một số tình huống phổ biến nhất:
- Một công ty chỉ có thể dành một số giờ giới hạn mỗi tuần để tiếp thị và họ muốn cải thiện chất lượng và tính nhất quán của hoạt động tiếp thị của mình.
- Một công ty nhỏ không có ngân sách cho một nhà tiếp thị toàn thời gian. Gia công phần mềm giải phóng thời gian có giá trị, thường có thể lập hóa đơn mà họ có thể dành để phục vụ khách hàng của mình.
- Một công ty lớn hiểu rằng việc thuê ngoài một số chức năng nhất định, chẳng hạn như tiếp thị nội dung, có thể rẻ hơn và chất lượng cao hơn so với việc họ tự làm.
- Bộ phận tiếp thị sử dụng một công ty tiếp thị bên ngoài để đảm nhận các công việc thường xuyên, lặp đi lặp lại hoặc tẻ nhạt, chẳng hạn như thiết kế và thiết lập các chiến dịch email, để họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
- Các đối tác của một công ty đang mệt mỏi với việc đầu tư vào tiếp thị nhưng không bao giờ biết liệu họ có thu được kết quả hay không. Công ty tiếp thị thuê ngoài mới của họ cung cấp đầy đủ trách nhiệm giải trình, đo lường và báo cáo.
- Ban lãnh đạo tin rằng bộ phận tiếp thị của họ không có những ý tưởng mới. Vì vậy, họ thuê một công ty bên ngoài để cung cấp chiến lược tiếp thị, cũng như hỗ trợ thực hiện trong các lĩnh vực mà đội ngũ nội bộ còn yếu. Mọi thứ đều được xử lý bởi các chuyên gia luôn cập nhật các xu hướng, công nghệ và kỹ thuật mới nhất.
Các cấp độ của hoạt động tiếp thị thuê ngoài
Nhiều công ty thuê ngoài các chức năng tiếp thị một cách lộn xộn. Thông thường, các quyết định thuê ngoài mang tính phản ứng – lấp đầy những khoảng trống bất ngờ về nguồn lực. Các công ty không phải lúc nào cũng hiểu rằng thuê ngoài có thể là một tài sản chiến lược, một tài sản có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và chất lượng tiếp thị của họ. Nhưng để tận dụng tối đa nó đòi hỏi ít nhất một số kế hoạch trước.
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về tình hình của mình, chúng tôi đã phát triển thang đo mức độ trưởng thành của hoạt động tiếp thị thuê ngoài. Các nhiệm vụ tiếp thị có xu hướng chuyên biệt hoặc thường xuyên. Các chức năng chuyên biệt cần thiết không thường xuyên và đòi hỏi trình độ kỹ năng tương đối cao. Các hoạt động thường xuyên được tiến hành một cách thường xuyên và đòi hỏi ít kỹ năng hơn, mặc dù chúng không nhất thiết phải dễ thực hiện hoặc dễ quản lý.
Thang đo này là một công cụ bạn có thể sử dụng để xác định mức đầu tư của công ty bạn vào hoạt động tiếp thị thuê ngoài. Nó không phải là thước đo mức độ tinh vi của hoạt động tiếp thị (ví dụ: Cấp độ 5 không nhất thiết phải tốt hơn Cấp độ 1), cũng như các cấp độ riêng lẻ không tương ứng với quy mô công ty. Nhưng nếu bạn đang đánh giá thuê ngoài như một chiến lược, thì thang đo này có thể giúp bạn hiểu cách bạn so sánh với các công ty khác.
Cấp độ 1 – Tất cả các chức năng trong nhà. Mức độ này có xu hướng áp dụng cho các công ty ở cả hai mức độ tinh vi – những công ty thực hiện ít hoạt động tiếp thị và những công ty có đội ngũ tiếp thị lớn, có kỹ năng cao.
Cấp độ 2 – Một số chức năng chuyên biệt được thuê ngoài. Thông thường, cách tiếp cận này được sử dụng bởi các công ty cố gắng xử lý hầu hết hoạt động tiếp thị của họ bên trong công ty ngay cả khi họ không phải là chuyên gia về chúng. Các công ty này chỉ thuê ngoài khi họ không có kỹ năng để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (chẳng hạn như thiết kế và viết mã một trang web).
Cấp độ 3 – Thuê ngoài các chức năng chuyên biệt. Giữ lại các hoạt động thường xuyên. Các công ty này muốn các chuyên gia làm việc trên các khía cạnh kỹ thuật nhất của hoạt động tiếp thị của họ. Một nhóm tiếp thị nội bộ cấp tương đối thấp sẽ đảm nhận các nhiệm vụ đơn giản hơn.
Cấp độ 4 – Hầu hết các chức năng chuyên biệt và một số hoạt động thông thường được thuê ngoài. Các công ty ở cấp độ này duy trì một đội ngũ tiếp thị rất nhỏ để xử lý một số nhiệm vụ mà họ muốn ở gần nhà. Nhưng phần lớn hoạt động tiếp thị của họ được thực hiện bởi một công ty bên ngoài phối hợp với nhóm nội bộ.
Cấp độ 5 – Tất cả các chức năng được thuê ngoài. Ở Cấp độ 5, tất cả hoạt động tiếp thị, bao gồm cả phần lớn chiến lược, được xử lý bởi một nhóm bên thứ ba. Đội ngũ này phối hợp chặt chẽ với ban lãnh đạo để điều chỉnh chiến lược tiếp thị với các mục tiêu kinh doanh tổng thể. Việc quản lý công ty được duy trì hiệu suất thường xuyên, đều đặn.
Lợi ích của phòng marketing thuê ngoài
Tại sao tiếp thị thuê ngoài lại phổ biến với các công ty dịch vụ chuyên nghiệp? Hóa ra, các lý do bắt nguồn từ bản chất thay đổi của hoạt động tiếp thị dịch vụ chuyên nghiệp. Dưới đây là năm lý do thuyết phục mà các công ty đầu tư vào hoạt động thuê phòng tiếp thị bên ngoài:
- Tiếp thị không phải là chức năng cốt lõi của hầu hết các công ty dịch vụ chuyên nghiệp. Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp có xu hướng được điều hành bởi kế toán, luật sư, nhà tư vấn quản lý, kỹ sư hoặc các chuyên gia khác trong lĩnh vực của họ, không phải nhà tiếp thị (mặc dù chắc chắn có một số ngoại lệ). Những chuyên gia này thường không quen thuộc với các xu hướng và kỹ thuật tiếp thị mới nhất – và họ có thể không có khuynh hướng trở thành chuyên gia trong một chuyên ngành khác.
- Tiếp thị nội dung hiệu quả đòi hỏi một bộ kỹ năng ngày càng tăng và đa dạng. Đã có thời, các công ty có thể phát triển nhờ tài năng tự phát triển. Lên lịch cho các sự kiện kết nối và tham dự một triển lãm thương mại không thường xuyên đòi hỏi một số kỹ năng chuyên môn. Tuy nhiên, tiếp thị ngày nay đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật được phát triển cao như tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, thiết kế trang đích, phát triển phiếu mua hàng, phân tích trang web, viết thuyết phục và tự động hóa tiếp thị – chỉ là một vài cái tên.
- Tiếp thị thuê ngoài ít tốn kém hơn. Mặc dù ban đầu, phí thuê ngoài có vẻ cao, nhưng trên thực tế, chúng có thể khá hiệu quả về mặt chi phí. Bạn có thể tiếp cận với một bộ kỹ năng rất đa dạng, chất lượng cao mà không cần phải thuê, đào tạo và giám sát một đội ngũ chuyên gia. Bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn cần khi bạn cần. Và vì bạn đang sử dụng tài năng của các chuyên gia giàu kinh nghiệm, họ cũng có khả năng tạo ra kết quả tốt hơn.
- Nó giúp tập trung các nguồn lực quý giá nhất của bạn. Theo truyền thống, các công ty dịch vụ chuyên nghiệp đã dựa vào những người có giá trị nhất của họ để viết nội dung lãnh đạo tư duy và thực hiện mạng lưới cần thiết để tạo ra các cơ hội kinh doanh mới. Nhưng những yêu cầu này lấy đi thời gian lập hóa đơn của một chuyên gia – một nguồn thất vọng không ngừng đối với các giám đốc tiếp thị ở khắp mọi nơi. Tiếp thị thuê ngoài đang thay đổi sự cân bằng đó. Một cuộc phỏng vấn kéo dài hàng giờ với chuyên gia có thể cung cấp đủ thông tin cho toàn bộ chiến dịch tiếp thị nội dung. Điều này có thể tiết kiệm nhiều giờ đau đớn mà các chuyên gia có thể dành để tự viết nội dung. Hơn nữa, nhà tiếp thị thuê ngoài thường tạo ra một kết quả tốt hơn.
- Tiếp thị thuê ngoài cung cấp một điểm duy nhất về trách nhiệm giải trình. Với sự đi lên của tiếp thị nội dung, sự gia tăng của tiếp thị có thể theo dõi. Các công cụ tự động hóa tiếp thị và phân tích hiện đại cho phép bạn theo dõi kết quả rất chính xác. Giám sát chính xác cho phép xác định trách nhiệm rõ ràng. Nói tóm lại, đối tác tiếp thị thuê ngoài của bạn phải chịu trách nhiệm về kết quả. Đó phải là âm nhạc đến tai của mọi đối tác quản lý.
Rủi ro của thuê phòng marketing bên ngoài ngoài
Giống như bất kỳ khoản đầu tư nào, tiếp thị thuê ngoài đi kèm với những rủi ro nhất định. Dưới đây là ba trong số các chi phí có thể có liên quan đến việc thuê dịch vụ tiếp thị thuê ngoài:
- Các vấn đề về tinh thần và trách nhiệm nội bộ. Tùy thuộc vào những chức năng bạn sẽ thuê ngoài, nhân viên tiếp thị hiện tại của bạn có thể cảm thấy bị đe dọa khi bạn có một đối tác tiếp thị mới. Ngoài ra, nhóm của bạn có thể không quen với tốc độ và áp lực của một chương trình tiếp thị theo định hướng kết quả. Để quản lý những vấn đề này, bạn sẽ cần xác định rõ vai trò của mọi người, cho nhân viên biết rằng họ đang là một phần của một nhóm lớn hơn và giải thích rằng thành công phụ thuộc vào mọi người làm phần việc của họ.
- Ít tiếp cận tại chỗ với nhóm tiếp thị. Trong một số, nhưng không phải tất cả, các tình huống thuê ngoài mà nhóm thực hiện chức năng tiếp thị có thể ở ngoài địa điểm. Sự sắp xếp này có thể mới hoặc có thể không mới đối với bạn, tùy thuộc vào chính sách làm việc từ xa của công ty bạn. Việc làm quen với các đối tác bên ngoài cơ sở hàng ngày có thể khiến bạn nản lòng và khó điều chỉnh.
- Chi phí tiềm năng cao hơn. Hầu hết những người ủng hộ việc thuê ngoài đều báo cáo rằng chi phí thuê ngoài thấp hơn. Xét cho cùng, nó cho phép bạn tránh được các chi phí dài hạn liên quan đến việc thuê và giám sát nhân sự mới. Bạn chỉ trả tiền cho những dịch vụ bạn cần. Tuy nhiên, một số công ty nhận thấy rằng việc thuê ngoài làm tăng chi phí tiếp thị của họ. Chúng tôi tin rằng điều này xảy ra khi các công ty không tài trợ đủ cho hoạt động tiếp thị để đạt được thành công. Khi họ bắt đầu một chương trình thuê ngoài, chi phí của họ cao hơn bởi vì họ đang phải trả tiền cho các nguồn lực cần thiết để tạo ra kết quả.
Dịch vụ phòng marketing thuê ngoài sẽ bao gồm những công việc gì?
Đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài phòng marketing cho doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ bao gồm các công việc cụ thể như sau:
- Thiết kế website/landingpage: Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn đang kinh doanh.
- SEO từ khóa website: Đối với trang website để tiếp cận được khách hàng tiềm năng cần lập kế hoạch SEO từ khóa liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ của bạn.
- Quản trị chăm sóc nội dung Fanpage: Các trang mạng xã hội doanh nghiệp của bạn sẽ được đơn vị lên kế hoạch viết bài đăng.
- Quảng cáo Facebook/Google/Youtube/Zalo/Instagram,…: Để tiếp cận khách hàng tiềm năng và đưa sản phẩm dịch vụ của bạn được nhiều khách hàng biết đến nhanh nhất thì quảng cáo trên các mạng xã hội là vô cùng quan trọng, vì thế cần có chiến lược, kế hoạch quảng cáo tiếp thị tối ưu và phù hợp.
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn cho doanh nghiệp của bạn
- Báo cáo công việc hàng ngày rõ ràng để khách hàng nắm được, chi phí quảng cáo cam kết minh bạch rõ ràng.
- Nghiên cứu: Bao gồm nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và khách hàng của bạn. Nghiên cứu có thể khám phá nhiều thông tin chi tiết về cơ hội thị trường, tính cách người mua, mức độ liên quan của dịch vụ và giá cả. Nó cũng có thể giúp bạn hiểu thương hiệu nhà tuyển dụng và các chiến lược tuyển dụng.
- Chiến lược: Bao gồm nhiều hướng dẫn cấp cao cho mọi cấp độ của tổ chức, chẳng hạn như chiến lược tăng trưởng tổng thể của toàn công ty, chiến lược tiếp cận thị trường cho các hoạt động cụ thể, chiến lược phát triển cá nhân cho các chuyên gia cá nhân và lập kế hoạch kế nhiệm. Nó cũng bao gồm việc phát triển các yếu tố khác biệt, định vị và nhắn tin cho các đối tượng khác nhau.
- Sáng tạo: Đối với hầu hết các phần, chức năng này bao gồm thiết kế đồ họa và viết. Nó bao gồm logo và bản sắc thương hiệu, tài liệu tiếp thị, thiết kế và phát triển trang web, bản sao tiếp thị, phần nội dung chữ ký và bất kỳ thứ gì khác đòi hỏi sự sáng tạo.
- Đào tạo:Xây dựng kỹ năng phát triển kinh doanh là một thách thức liên tục ở nhiều công ty. Hạng mục này bao gồm đào tạo nhân viên có liên quan về các kỹ thuật phát triển kinh doanh, CRM và công nghệ tự động hóa tiếp thị, mạng, truyền thông xã hội và các kỹ năng liên quan đến tiếp thị và bán hàng khác.
- Hoạt động: Điều này bao gồm chạy các hoạt động tiếp thị hàng ngày. Ví dụ bao gồm sản xuất và chỉnh sửa nội dung, quan hệ công chúng, hỗ trợ truyền thông xã hội, sự kiện, hội thảo trên web, chiến dịch email và hỗ trợ cơ sở dữ liệu.
- Phân tích: Bạn không thể sửa chữa những gì bạn không thể đo lường. Một nhóm tiếp thị hiện đại hiệu quả phải có khả năng theo dõi, phân tích và báo cáo về mọi khía cạnh của chương trình – chẳng hạn như phân tích trực tuyến, hiệu suất email, tạo khách hàng tiềm năng, cơ hội, đề xuất và thắng / thua. Được trang bị thông tin này, nhóm của bạn có thể điều chỉnh kế hoạch của bạn nếu cần.
Một bộ phận tiếp thị thuê ngoài thông thường được cấu trúc như thế nào?
Bây giờ, tôi không nói ở đây về các dịch giả tự do cá nhân – họ yêu cầu sự giám sát trực tiếp từ nhóm của bạn và có giá trị chiến lược hạn chế. Thay vào đó, tôi đang đề cập đến các cam kết Cấp độ 3, 4 và 5 trong thang điểm trưởng thành về tiếp thị thuê ngoài. Làm thế nào sẽ một chức năng sắp xếp như vậy?
Để giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru, bạn cần một nhân viên tài khoản (hoặc nhóm) xử lý các liên lạc đang diễn ra và quản lý mức độ tương tác của bạn. Các nhà quản lý dự án có năng lực có thể tạo ra sự khác biệt to lớn về chất lượng quan hệ đối tác của bạn.
Tất nhiên, đội ngũ tiếp thị thuê ngoài sẽ bao gồm các cá nhân thực hiện công việc. Thông thường, đây sẽ là những chuyên gia trong các lĩnh vực quan trọng: nghiên cứu, chiến lược, thiết kế, truyền thông xã hội, SEO, viết lách, v.v.
Cần có quy trình QA để kiểm tra kỹ tất cả hoạt động trước khi bạn nhìn thấy nó. Thật quá dễ dàng để vượt qua những sai lầm đáng xấu hổ mà không có nó.
Một thành phần quan trọng của hợp đồng là báo cáo. Bạn và nhóm tài khoản của bạn nên họp định kỳ – thường là mỗi tháng một lần, mặc dù có thể thường xuyên mỗi tuần một lần – để xem xét công việc đang thực hiện, xem xét các chỉ số hiệu suất và thảo luận về bất kỳ điều chỉnh hoặc thay đổi nào trong khóa học. Việc báo cáo không chỉ tạo cơ hội cho các nhóm cộng tác và theo dõi tiến độ mà còn thiết lập trách nhiệm giải trình cho cả hai bên.
Bạn có thực sự cần “Phòng marketing thuê ngoài” hay không?
Phòng marketing thuê ngoài có phù hợp với bạn không? Đó là một câu hỏi mà ngày càng nhiều các công ty dịch vụ chuyên nghiệp đặt ra. Hầu hết các công ty đã thuê ngoài ít nhất một vài nhiệm vụ, chẳng hạn như thiết kế đồ họa và viết nội dung.
Trong nhiều ngành, áp lực cạnh tranh như tự động hóa, luật pháp và thay đổi thị trường đang buộc họ phải xem xét lại mọi khía cạnh hoạt động của mình, bao gồm cả tiếp thị. Các công ty khác muốn loại bỏ việc bố trí nhân sự cho các chức năng không phải cốt lõi mà họ không nhất thiết phải xuất sắc, thay vào đó tập trung vào những việc họ làm tốt nhất. Ngoài ra còn có một xu hướng giảm tải các nhiệm vụ quan trọng cho các dịch vụ dựa trên đăng ký đã được hình thành và đang phát triển.
Khi bạn xem xét chương trình tiếp thị của mình, hãy xem từng phần và tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
- Hoạt động này có phải là trọng tâm của những gì chúng ta làm không?
- Chúng ta có biết cách tìm kiếm và quản lý nhân tài mà nó yêu cầu không?
- Nó có một đường cong học tập dốc? Và chúng ta có đủ khả năng để leo lên nó không?
- Quản lý chức năng này có cảm thấy tự nhiên không?
- Chúng tôi có đủ khả năng chi trả chi phí cố định không?
Nếu bạn có thể trả lời có cho tất cả năm câu hỏi, thì chức năng đó có thể vẫn ở trong nhà. Một “không” duy nhất đặt một chức năng vào hàng rào, và bạn nên nghĩ xem nó phù hợp như thế nào đối với tài năng và thời gian bạn có trong nhóm của mình. Một chuyên gia có thể làm điều đó tốt hơn không? Nếu vậy, chất lượng bổ sung có xứng đáng với chi phí tiềm năng không? Thay vào đó, nguồn lực nội bộ của bạn sẽ làm gì?
Nếu bạn trả lời nhiều “không” cho năm câu hỏi, thì đó là một ứng cử viên sáng giá cho việc thuê ngoài.
Kết luận
Phòng marketing thuê ngoài là một cách quan trọng mà các công ty dịch vụ chuyên nghiệp ngày nay bắt kịp với tốc độ thay đổi của thị trường. Trong khi một số công ty sử dụng nó để giải quyết các nhu cầu riêng biệt, ngắn hạn, những công ty khác lại tìm đến các công ty tiếp thị bên ngoài để cung cấp sự tinh vi, sức mạnh và hiệu suất mà họ không bao giờ có thể đạt được chỉ với các nguồn lực nội bộ. Rất có thể, bạn sẽ tự mình sử dụng các nguồn tiếp thị thuê ngoài trong tương lai gần – nếu bạn chưa sử dụng.
Câu hỏi thường gặp
Phòng marketing thuê ngoài là gì?
Phòng marketing thuê ngoài là công ty agency marketing giúp cho doanh nghiệp quảng bá được thương hiệu và tăng lượng doanh thu bán hàng kênh online
Vì sao doanh nghiệp nên dùng phòng marketing thuê ngoài?
Không mất thời gian, công sức xây dựng phòng Marketing – Tiết kiệm đến 40% chi phí vận hành doanh nghiệp – Yên tâm về nhân sự, không bị động về nhân sự, tăng doanh thu nhanh
